Особенности проектного управления в проектах малого бизнеса

В современном мире компании все чаще обращаются к использованию методов и принципов проектного управления. Это связано с тем, что проектный менеджмент помогает предпринимателям с большей эффективностью разрабатывать, планировать и реализовывать проекты для достижения поставленных целей.

Малый бизнес в настоящее время также начинает переход к проектным методам управления. Тем не менее, малый бизнес имеет свои особенности, которые делают невозможным полное применение стандартных проектных методов waterfall («водопадных»» методов), описанных в руководстве PMBOK. К данным особенностям можно отнести:

·     малый бизнес зачастую выступает в роли подрядной организации, тогда как в крупных компаниях управление проектами нередко осуществляется со стороны заказчика;

·     высокая вероятность появления дополнительных работ, не предусмотренных планом;

·     трудность в распределении сотрудников на разные проекты, вызванная узкой специализацией и небольшим количеством штата сотрудников;

·     отсутствие временных ресурсов на детальное планирование работ в проектах;

·     трудность в выделении проектов, требующих применения проектного подхода, из операционных задач;

·     сжатые сроки большинства проектов требует полной концентрации труда сотрудников.

Таким образом, проанализировав данные особенности, влияющие на проектную деятельность, следует отметить, что, прежде всего, малый бизнес должен определить, действительно ли специфика его деятельности требует применения проектного подхода. Так, работа салона красоты является в большей мере операционной деятельностью с изредка возникающими внутриорганизационными проектами. В данном случае деятельность в основном является операционной, а применение проектного подхода целесообразно для крупных или нестандартных проектов такой компании. В случае же агентства по веб-дизайну, которое выполняет работы подряда для компаний-заказчиков, проектный подход будет оптимальным вариантом ведения бизнеса, так как каждый заказ представляет собой проект, ограниченный по срокам и требующий выделения определенных ресурсов, осуществления поэтапного контроля, а также, возможно, привлечения к проекту третьих сторон.

В крупных компаниях для управления проектами существуют проверенные системы документооборота, сложные интегрированные системы управления проектами, в том числе компьютерные. В малом бизнесе зачастую нет возможности и ресурсов для внедрения и эксплуатации таких сложных и дорогостоящих систем, однако, для того, чтобы управление проектами эффективно осуществлялось, малому бизнесу может быть достаточно одной бесплатной или же недорогой программы по управлению проектами. Также некоторые программы электронных таблиц, электронной почты и других приложений включают в себя достаточно качественные шаблоны для управления проектами, в особенности, если их использовать с доступными интернет-сервисами. Необходимо отметить, что для обеспечения эффективности проектного управления в малом бизнесе так или иначе требуется применение информационной системы управления проектами в виду того, что она обеспечивает гибкость и управляемость проектов, а также хранение документов и регламентов по управлению проектами в конкретной компании.

Следует отметить, что в малом бизнесе часто наблюдается дефицит во времени на планирование проекта. Так как проекты сами по себе являются относительно краткосрочными, а заказы на их выполнение поступают неравномерно и, в большинстве случаев, требуют практически немедленного начала осуществления, компании стремятся пропустить процесс планирования или по возможности максимально сократить его. Эта особенность является достаточно рискованной и может повлечь за собой негативные последствия. Таким образом, автор полагает, что достаточно эффективной методикой, применяемой в данном случае небольшими компаниями, является создание фиксированного каталога цен на оказываемые услуги, включающего в себя временные трудозатраты. Так, при получении заказа компании могут достаточно быстро провести этап планирования, зная виды работ по проекту, которые необходимо выполнить, а также их стоимость и временные затраты.

В малом бизнесе при осуществлении управления проектами чрезвычайно важными являются такие области знаний, как управление коммуникациями и управление заинтересованными сторонами. Данная особенность связана с тем, что выполнение проектов в малом бизнесе имеет сильную зависимость от решений и требований заказчика. Именно от того, насколько верно и в полной мере они будут определены, а также насколько быстро будет передаваться обновленная информация между сторонами, напрямую зависит успех проекта.

В настоящее время наблюдается тренд к повышению значимости управления изменениями в проектной деятельности. В случае малого бизнеса, особенностью которого является высокая вероятность возникновения дополнительных работ в связи с обновлением требований заказчика, а также с активно трансформирующейся внешней средой, следует отметить, что для проектного менеджера навык управления изменениями является чрезвычайно важным и значимым.

Как было отмечено выше, в малом бизнесе штат сотрудников сильно ограничен, а количество инициируемых проектов может быть достаточно велико. Так, можно отметить, что крайне важно выбирать сотрудников, основываясь на их профессионализме и умении работать в команде. Периодически необходимо проводить мероприятия по тимбилдингу для того, чтобы команда чувствовала себя сплоченным коллективом. Небольшой штат сотрудников в малом бизнесе – одновременно и преимущество, и недостаток. С одной стороны, если в малом коллективе сложилась атмосфера недоверия и отсутствует единство, то проблему решить достаточно трудно, тогда как в крупных компаниях она может быть решена перемещением тех или иных сотрудников в другие департаменты, отделы, филиалы. С другой стороны, при правильном управлении небольшой штат сотрудников в малом бизнесе может стать ярким преимуществом. Для этого требуется внимание со стороны менеджмента ко всем членам команды, их психологическим особенностям, характеру. Личный подход к каждому члену команды, а также проведение небольших мероприятий по ее сплочению и поддержанию взаимного интереса будет способствовать формированию положительной корпоративной культуры и повышению эффективности реализации проектов.

В заключение следует отметить, что управление проектами в настоящее время активно находит применение в малом бизнесе, способствуя его развитию и расширению, однако для того, чтобы проектный менеджмент был действительно эффективен, необходимо детально анализировать деятельность компании, отличать операционную деятельность от проектной и адаптировать методы проектного управления с учетом особенностей, характерных для малого бизнеса.