Совершенствование системы внутреннего контроля в высших учебных заведениях

Improving the system of internal control in higher education institutions

Tatyana Kozlova

Candidate of economic Sciences, associate Professor, head of the Department of accounting and economic analysis, Magnitogorsk State Technical University G.I. Nosovaquot, Russia, Magnitogorsk

Natalia Bidianova

Mastes student of the Institute of Economics and management, of the Magnitogorsk State Technical University G.I. Nosova&quot, Russia, Magnitogorsk

Tatyana Bulygina

Masters student of the Institute of Economics and management, of the Magnitogorsk State Technical University G.I. Nosova&quot, Russia, Magnitogorsk

Аннотация. В данной статье рассмотрены задачи, функции, организация и методы работы службы внутреннего финансового контроля высших учебных заведениях. Методологическая связь между результатами работы службы внутреннего контроля и внешнего аудита также обоснована в статье.

Abstract. This article describes the tasks, functions, organization and methods of work of the internal financial control service of higher educational institutions. The methodological relationship between the results of the internal control and external audit services is also substantiated in the article.

Ключевые слова: высшее учебное заведение, финансовая деятельность, бухгалтерский учет, организационное подразделение.

Keywords: higher education institution, financial activities, accounting, organizational unit.

Концепция долгосрочного социально-экономического развития Российской Федерации на период до 2020 года, принятая Правительством Российской Федерации от 17 ноября 2008 г. N 1662-р, определяет стратегию развития различных областей, в том числе образования. Необходимым условием формирования инновационной экономики является модернизация системы образования, которая формирует основу для динамичного экономического роста и социального развития общества, что имеет решающее значение для благосостояния граждан и безопасности страны. Обновление организационных и экономических механизмов на всех уровнях системы образования обеспечит удовлетворение наиболее многообещающих тенденций с точки зрения экономического развития и социальных потребностей, улучшит практическую ориентацию отрасли и повысит инвестиционную привлекательность.

Как известно, организация финансовой деятельности государственного органа должна основываться на следующих структурах: планирование и финансы, бухгалтерский, юридический, внутренний аудит (отдел контроля и аудита, служба экономической безопасности) и другие отделы.

У высших учебных заведений есть свои особенности с точки зрения финансового оборота. Главная особенность управления заключается в том, что в дополнение к основной образовательной функции университет осуществляет деятельность, которая помогает поддерживать его благосостояние в условиях недостаточного финансирования. Примерами таких событий могут быть:

1. платные образовательные услуги;
2. аренда, принадлежащих высшему учебному заведению, нежилых зданий;
3. продажа товаров, произведенных за счет средств, полученных от предпринимательской и другой приносящей доход деятельности, работ и услуг для обеспечения учебного процесса, научной деятельности и функционирования;
4. проведение исследований за пределами установленных тематических планов исследований;
5. проведение издательской и полиграфической деятельности;
6. предоставление консультационных, инженерных, информационных и маркетинговых услуг в определенной сфере деятельности;
7. охранная деятельность, деятельность по обеспечению безопасности;
8. организация культурных и спортивных мероприятий;
9. проведение выставок, презентаций, аукционов, творческих конкурсов и т.д .;
10. рекламная деятельность;
11. предоставление услуг связи, обслуживания и ухода за интернетом;
12. предоставление дополнительных медицинских услуг;
13. внешняя торговля;
14. обеспечение общественного питания, производство и реализация продуктов питания;
15. предоставление гостиничных услуг и дополнительных услуг студентам, проживающим в общежитиях;
16. реализация путевок в детские оздоровительные учреждения сторонним организациям;
17. другие виды деятельности, не запрещенные законодательством Российской Федерации.

При внедрении бухгалтерского учета в университете следует учитывать ряд характеристик и факторов. Из-за универсальности учреждений требуется большое количество персонала. Это означает, что у каждого бухгалтера должен быть набор обязанностей, которые соответствуют требованиям бухгалтерских процедур, которые он выполняет. После работы в каждом месте данные должны быть отправлены ведущему специалисту, который собирает и анализирует обработанную информацию. Для эффективной работы такого специалиста вся входящая документация должна быть оформлена в соответствии с едиными требованиями, установленными в стандартах бухгалтерского учета высшего учебного заведения. Разумеется, такие единые требования должны соответствовать правилам бухгалтерского учета государственных бюджетных учреждений и быть обязательными для исполнения на территории Российской Федерации.

В настоящее время существует растущая потребность в организации развитой и многофункциональной системы внутреннего контроля в высшем учебном заведении. Федеральный закон от 21 ноября 2011 г. № 129 «о бухгалтерском учете «не содержит четких требований по формированию этой структуры. В этом юридическом документе рекомендуется соблюдать отраслевые и ведомственные инструкции, обычную практику и стандарты других документов. Поскольку университет представляет собой многофункциональный комплекс с большим количеством различных кафедр, имеет смысл создать и утвердить отдельный документ внутреннего контроля в качестве приложения к стандартам бухгалтерского учета. Это может быть процедура внутреннего контроля, регламент, правила, план контроля или другой документ, регулирующий процедуры контроля. Например, внутренний надзор, служба экономической безопасности или отдельный специалист, сертифицированный государственный бухгалтер (аудитор), могут нести ответственность за надзорные органы [1].

Введение подразделений, которые осуществляют внутренний контроль в структуру в высшего учебного заведения, имеет ряд объективных и субъективных причин.

Во-первых, экономическая ситуация в стране требует, чтобы государственные университеты прошли целевой курс и разработали стратегию для эффективной экономической и финансовой деятельности. Таким образом, стабильная позиция в национальной финансовой системе может быть сохранена.

С другой стороны, из-за сложной демографической ситуации в стране возрастает конкуренция университетов за абитуриентов и, следовательно, за бюджетное финансирование. В этом отношении важную роль играют размер учебного заведения, регулярность и логика функционирования всех его структур и отделов, их классификация государством, репутация выпускников, их конкурентоспособность на рынке труда и т. д. Соответствующий комплекс мер изложен в уставе образовательного учреждения. В дополнение к действующему контракту, может быть создана интегрированная система качества учреждения, которая соответствует европейскому стандарту качества ISO-9001. Такая система должна неизбежно повлечь за собой внутренний контроль за расходами финансовых ресурсов учреждения, которые направлены на расходы бюджета и операций университета [2].

Одной из основных функций системы внутреннего контроля является обеспечение правильного использования физических, технических и финансовых ресурсов для баланса различных структурных подразделений университета. Благодаря универсальности работы высшего учебного заведения, его деловые активы могут быть выражены в различных формах: компьютерное оборудование, программное обеспечение, интеллектуальная собственность, недвижимость и другая собственность. Внутренний контроль проверяет целевое использование этих средств для предотвращения сохранности активов и их ненадлежащего износа. В этом контексте университет должен регулярно инвентаризироваться.

Государственное образовательное учреждение, которое находится под контролем государственных инспекционных структур, должно придерживаться набора правил и положений, которые требуют от университетов представлять отчеты внешним аудиторам во время регулярных внешних проверок, которые были подготовлены внешними учреждениями в соответствии с установленной формой. Таким образом, руководство университета должно следовать компетентной политике в отношении владения имуществом и определять причины и условия, способствующие возникновению потерь, узких мест и краж. Поэтому система внутреннего контроля должна включать ряд мер по улучшению взаимодействия руководства с организационными подразделениями учреждения, чтобы систематически и эффективно работать в этом направлении [3].

Оптимальная система внутреннего контроля в вузе требует исчерпывающей информации об использовании средств во всех сферах деятельности. Обязательным условием является бесперебойное функционирование системы связи и информационная поддержка. Для этого университет должен предоставить адекватную физическую и техническую базу (компьютер, программное обеспечение), открытый доступ к локальным и глобальным компьютерным сетям и возможность использовать юридические, справочные и другие фонды. Такие меры, конечно, связаны с определенными финансовыми затратами, которые в конечном итоге оправданы, поскольку упорядочение бюджета университета будет иметь значительные экономические последствия.

Прежде всего, следует определить основную цель проведения внутренних аудитов и идентифицировать контрольные элементы и объекты. Все меры должны быть алгоритмизированы и приведены в соответствие с действующим законодательством [4].

Сотрудники службы внутреннего контроля должны ознакомиться со всеми учетными данными из каждой отрасли и быть перечислены в едином формате для облегчения обработки информации. Также учитываются действия предыдущих проверок и проверок контролирующих органов. На основании этих материалов определяется правильность ведения бухгалтерского учета. В функции службы внутреннего контроля входят первичные рекомендации по ее совершенствованию.

Результаты внутреннего контроля должны быть обоснованы и документированы. Действия, разработанные этим подразделом, должны отражать правдивую, точную и объективную природу и характер обнаруженных нарушений.

Внутренний финансовый контроль также предусматривает систематический анализ перспектив развития финансовой деятельности высшего учебного заведения. Такой анализ позволит сделать предварительный прогноз направлений экономического развития как всего сектора образования, так и конкретного учреждения в его рамках. Используя прогноз, возможно организовать обучение соответствующего персонала.

Необходимо обратить внимание, что может возникнуть конфликт интересов между структурными подразделениями государственного органа. Также целесообразно вмешаться в систему внутреннего контроля, в задачи которой входит документирование обязанностей и ответственности сотрудников в соответствии с действующим законодательством и внутренними нормативными стандартами высшего учебного заведения [5].

Отмечено, что сотрудники службы внутреннего контроля подчиняются непосредственно ректору университета. Рекомендации, сделанные службой внутреннего контроля, не должны игнорироваться руководством учреждения и могут приниматься во внимание в учебных заведениях (например, научных советах), которые должны определять оптимальную стратегию для осуществления этих действий.

Отчетные документы, полученные в рамках планируемой деятельности системы внутреннего контроля, служат основой для проведения внешних проверок государственными финансовыми и надзорными органами более высокого уровня. Систематическое и комплексное взаимодействие систем внутреннего контроля высшего учебного заведения и проверка эффективности государственными аудиторскими управлениями значительно повысят эффективность регулируемых аудитов и обеспечат современный анализ финансовой деятельности организации на более высоком уровне качества. Для университета это взаимодействие дает возможность быстро профинансировать и реализовать намеченные планы [6].