Организация закупочной деятельности на уровне предприятия в условиях информационно-цифрового развития

Аннотация. В статье рассмотрены аспекты эффективной организации закупочной деятельности в условиях информационного развития логистических процессов на предприятии. Выделены меры повышения эффективности закупок для предприятий с использованием информационно-коммуникационных технологий. Рассматриваются критерии необходимости интеграции с поставщиками в зависимости от условий и характеристик закупочного процесса на предприятии. Предложена матрица выбора варианта организации закупок, что поможет предприятию выбрать оптимальный вариант закупок ресурсов в том или ином случае.

Ключевые слова: логистика, закупочная деятельность, информационные технологии, электронные площадки, закупка, поставщики, логистическая интеграция.

Одним из существенных моментов в закупочной деятельности является планирование закупок как важная составляющая процесса оптовых закупок. Она тесно связана со спросом конечного потребителя, т.е. с заявками оптовых покупателей; рассчитывается на основе объёмов продаж прошлых периодов с учётом условий хранения и складских площадей, а также финансовых, транспортных возможностей компании. Товарный запас – продукция, находящаяся в сфере обращения (склады, магазины, в пути) и предназначенная для реализации [4, с.135]. Рассмотрим меры, которые способствуют эффективной закупочной деятельности. Особенно это важно и актуально для промышленных предприятий, поскольку качество, безопасность, соответствие нормам и стандартам имеет чрезвычайно важное значение для увеличения производства, укрепления конкурентоспособности и повышения рентабельности предприятий. Итак, таким направлениями могут стать:

1. Соблюдение обязательных процедур и регламентаций, норм и стандартов относительно качества, безопасности, условий и сроков хранения, транспортировки при организации поставок ресурсов;

2. Обеспечение конкуренции путем введения конкурсной процедуры закупки для реализации антикоррупционных мероприятий;

3. Увеличение количества предприятий-поставщиков ресурсов для установления конкурентных цен и ликвидации монополий;

4. Проведение организационной, маркетинговой, информационной и производственной интеграции с поставщиками для реализации эффективных маркетинговых стратегий в условиях информатизации общества;

5. Осуществление централизации закупок при расположении подразделений и филиалов предприятий в различных регионах государства, которая приведет к снижению закупочных цен за счет больших объемов поставок[3, с.65-66].

Интенсивная интеграция информационно-коммуникационных технологий усилит эффективность вышеупомянутых мероприятий, о чем свидетельствует таблица 1:

Таблица 1.

Меры повышения эффективности закупок для предприятий с использованиеминформационно-коммуникационных технологий

Важно подчеркнуть, что существует иерархическая зависимость и четкая логическая последовательность между всеми концептуальными подходами. Эффективнее, чем осуществление одноразовой закупки, является долгосрочная кооперация, для реализации которой необходимо провести существенные преобразования во взаимоотношениях между предприятиями и всеми поставщиками ресурсов, в зависимости от целей и задач маркетинговой стратегии в условиях информатизации общества.

Необходимыми условиями успешного функционирования предприятия является внедрение инновационных видов деятельности, повышение качества и безопасности продукции в соответствии со стандартами, а также расширение ассортимента продукции. Такой подход важно реализовывать с учетом западного опыта: интегрировать инновационные системы предприятий-производителей и поставщиков сырья; использовать сайты друг друга, социальные сети, другие онлайн-площадки и весь инструментарий маркетинговых коммуникаций в сети Интернет; координировать управленческую, производственную и маркетинговую деятельность для оптимизации взаимодействия между ними. Организация стратегического сотрудничества в области закупок должна иметь целью дальнейшее и более глобальную интеграцию между производственными предприятиями, поставщиками ресурсов и потребителями – целевым сегментом рынка[1, с.18].

Такой концептуальный подход требует объединения бизнес-процессов всех участников, их управленческих и маркетинговых структур, а в перспективе создания общей бизнес-модели. Региональное экономическое сообщество обуславливает широкую экономическую интеграцию, которая охватывает производственные предприятия, размещенные в одном регионе. В таком случае необходимо сформировать как коммерческую, так и информационную инфраструктуры, совместно разрабатывать общую маркетинговую стратегию и активно использовать инструменты маркетинговых коммуникаций в сети Интернет. Так, один из распространенных методов осуществления закупок в современном информационном обществе с использованием информационно-коммуникационных технологий осуществляется через электронные торговые площадки. Это активно применяют за рубежом для реализации вышеупомянутых подходов и является достаточно универсальным. В то же время отечественные предприятия недостаточно используют электронные торговые площадки для закупок ресурсов.

Процесс закупки является начальным и важнейшим звеном деятельности большинства организаций, одним из наиболее перспективных направлений которого являются электронные закупки. Это не просто новейший способ закупки, который набирает все большее распространение на рынках закупок развитых стран, поскольку представляет собой процесс прохождения всех этапов закупочного цикла и управление в электронной среде, включая маркетинговые исследования, определение круга экономических агентов (потенциальных поставщиков), процедуры приобретения, размещения заказов, осуществления поставок и оплат по ним, бюджетирование и планирование закупок (формирование бюджета закупок и его реализация)[2, с.113-114].

Мир постепенно переходит на электронные системы закупок как в государственном, так и в частном секторе. Отказ от бумаги позволяет не только упростить и ускорить процесс, но и существенно увеличивает прозрачность и конкурентность закупок, помогает побороть огромную коррупцию в этой сфере. Для понимания содержания понятия «электронные закупки» ключевым моментом является именно электронизация процесса закупки, а использование электронных средств предусматривается на каждом этапе закупочного процесса – от определение требований, представление предложений к осуществлению платежей и потенциального управление контрактами в режиме онлайн.

Основные преимущества электронных закупок: сокращение затрат времени на проведение, анализ и контроль закупок; экономия за счет полной прозрачности торгово-закупочной деятельности, минимизации ценовых сговоров, исключение финансовых махинаций в процессе закупок; высокая конкуренция, возможность выбрать более качественный товар или услугу за меньшие деньги; оптимизация трудовых затрат за счет автоматизации. Однако проведение е-торгов несет определенные преимущества и для поставщиков, а именно: расширение рынков сбыта без ограничений в географии; доступ к крупнейшим закупкам; упрощение всех этапов торгово-закупочной деятельности за счет автоматизации; оптимизация затрат; оперативность получения информации о проведении торгов [5].

В целом предприятие, осуществляющее закупку, должно решить, осуществлять разовую закупку или формировать долгосрочную кооперацию, которая требует налаживание долгосрочных дружеских отношений с поставщиками ресурсов и соответствующего уровня доверия к партнерам и качества их продукции. Вышеуказанные концептуальные подходы, то есть тип взаимоотношений предприятий с поставщиками ресурсов в отношении закупок, выбирается с учетом разного рода факторов, которыми руководствуются в зависимости от выбранной стратегии и специфики поставки.

Анализ закупок проводят по следующим критериям:

1. Объем закупок ресурсов и доля расходов в стоимости конечного продукта. Больший объем закупок влияет на большую конечную стоимость продукта. Это вызывает потребность в более тесной кооперации предприятия со своими поставщиками на долгосрочную перспективу.

2. Влияние на конечный результат. Разное закупочное сырье осуществляет различное влияние на конечный продукт и результаты деятельности предприятия. Чем больше это влияние, тем более интегрированными должны быть взаимоотношения предприятия с поставщиками.

3. Соответствие стандартам и нормам качества, безопасности, сроков и условий хранения, транспортировки закупок ресурсов. В отсутствие этого критерия нет необходимости формировать долгосрочные партнерские отношения с поставщиками. При этом предприятия должны учитывать осведомленность, квалификацию и специализацию поставщиков. Поэтому, без учета этих факторов, затраты во время смены поставщиков значительно увеличиваются.

4. Риски, связанные с поставкой ресурсов. Важно различать внутренние и внешние риски. Внутренние риски связаны с низким качеством ресурсов, несоответствием стандартам по безопасности, нарушениями условий хранения и транспортировки, несовершенной организационной структурой, слабым менеджментом, отсутствием маркетинговой деятельности и информационной инфраструктуры. К внешним рискам относятся политические и экономические риски, соотношение спроса и предложения по закупкам, количество существующих и перспективных поставщиков, риски, связанные с географическим положением поставщиков и другие угрозы срыва поставок.

Если риски незначительны, разовые поставки являются эффективными, а высокие риски, которые имеют место в развитии отечественной промышленности, требуют формирования долгосрочных интеграционных отношений между предприятиями-производителями и поставщиками.

Итак, с целью анализа закупок можно рассмотреть матрицу, приведенную на рисунке 1.

Рисунок 1. Матрица выбора варианта организации закупок

Как видно из матрицы (рис. 1.), для закупок, которые относятся к категории 3, наиболее эффективными являются долгосрочные интеграционные отношения с поставщиками. Для категории 1 характерными могут быть разовые закупки. Для категорий 2 и 4 выбор поставщиков ресурсов должен определяться отдельно в каждом случае. Итак, были рассмотрены аспекты эффективной организации закупочной деятельности – такими аспектами в условиях информационного развития логистических процессов на предприятии является использование цифровых систем и Интернета. Выделены меры повышения эффективности закупок для предприятий с использованием информационно-коммуникационных технологий – в частности, возможности интеграции с поставщиками, анализ объемов и стабильности закупок и пр.. Предложена матрица выбора варианта организации закупок, которая поможет предприятию выбрать оптимальный вариант закупок ресурсов, исходя из объема закупок, а также соответствия закупок ресурсов и сырья стандартам, нормам относительно качества, безопасности, сроков поставки, хранения и транспортировки.