МИНИМИЗАЦИЯ РИСКОВ В ЗАКУПОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Аннотация. Функционирование как коммерческих, так и некоммерческих предприятий невозможно представить без закупочной деятельности. Любое предприятие, так или иначе, осуществляет свою деятельность с использованием закупок товаров, услуг, сырья и расходных материалов [1]. Вследствие этого нужно искать способы для минимизации рисков в закупочной деятельности.

Abstract. It is impossible to imagine the functioning of both commercial and non-commercial enterprises without procurement activities. Any enterprise, one way or another, carries out its activities using purchases of goods, services, raw materials and consumables [1]. As a result, it is necessary to look for ways to minimize risks in procurement activities.

Ключевые слова: Закупочная деятельность, риски, управление, эффективность, закупки.

Keywords: Procurement activities, risks, management, efficiency, procurement.

Введение (Introduction) Закупочная деятельность - целостный и системный процесс, цель которого с минимальными затратами сил и средств получить товары, работы или услуги, необходимые для качественного и своевременного выполнения задач. Функционирование как коммерческих, так и некоммерческих предприятий невозможно представить без закупочной деятельности. Любое предприятие, так или иначе, осуществляет свою деятельность с использованием закупок товаров, услуг, сырья и расходных материалов: начиная от закупки канцелярских товаров и оргтехники для ведения административной работы и заканчивая закупками высокотехнологичного оборудования для непосредственного использования в производстве [7]. Необходимо также отметить, что на сегодняшний день исследования, посвященные рассмотрению управления рисками, возникающих в закупочной деятельности, не учитывают произошедших изменений, а основное внимание уделяется классификации рисков, их описанию, в то время как чрезвычайно актуальным вопросам как управление подобными рисками внимание уделяется недостаточно.

В настоящее время законодательство подвержено постоянным изменениям, условия на рынке также не стабильны вследствие экономического кризиса последних лет, следовательно, для достижения положительных результатов принципиально необходимо производить глубокий анализ возможных рисков, что в результате должно привести к повышению эффективности закупочной деятельности предприятия [8]. Следует также учитывать такую отличительную черту рисков как система контрактных отношений, связанную с формированием почти сорока процентов общего объема закупок субъектами малого и среднего предпринимательства. Вместе с тем, малые, средние и индивидуальные предприятия имеют небольшие объёмы производства и реализации товаров, работ, услуг, материальных, трудовых и финансовых ресурсов, неустойчивое финансовое состояние. При взаимоотношении с такими исполнителями заказчикам следует на стадии разработки государственного заказа и контрактных документов учитывать, что эти субъекты предпринимательства имеют ограниченные средства для компенсации потенциального риска, которые они могут использовать, то есть уметь распределять риск [1]. В процессе своей деятельности заказчики сталкиваются с различными видами рисков, многообразие которых не позволяет разработать единый механизм предупреждения и минимизации для всех видов.

Таким образом, можно сделать вывод, что управление рисками зависит от функциональных особенностей деятельности учреждения, а также возможностей и ограничений организации, в том числе уровнем риска, приемлемым в данных условиях функционирования.

На сегодняшний день успешно проводимая закупочная деятельность является важным критерием успеха работы любой организаций и управление рисками должно быть одним из принципиальных параметров функционирования предприятия и важным инструментом для минимизации финансовых потерь. Управление рисками может значительно снизить вероятность реализации самих рисков, а также тяжесть их последствий.

Управленческие решения, призванные снизить шанс реализации самих рисков и тяжесть их воздействия безусловно имеют важное значение в данном вопросе. В случае эффективного управления рисками учреждение может непрерывно успешно осуществлять закупочную деятельность. Для этого необходимо отслеживать все изменения в законодательстве, на рынке предоставляемых товаров, работ, услуг, пробовать новые стратегические и тактические подходы, использовать методы управления рисками, что, конечно же, является сложным и комплексным процессом. При наличии нескольких возможных вариантов ответственные лица должны выбрать оптимальный, и при этом учесть, что чем выше получаемых эффект (экономия), тем выше вероятность негативного воздействия рисков, например, получения товара, работы, услуги низкого качества [6].

Если же руководителям предприятия не удастся своевременно и корректно провести оценку возможных рисков, а также предпринять необходимые мероприятия, вполне возможно, что предприятие понесет значительные потери по причине неэффективного использования денежные средства предприятия. Отсутствие гибкости, опыта оценки различных изменений, консервативность финансовой политики и неумение принимать обоснованные решения в условиях неопределенности и разумного риска - все перечисленные вызовы лишь подтверждают актуальность исследований, направленных на управление рисками в сфере закупок.

Таким образом, в современных социально – экономических условиях вопросы управления рисками при осуществлении закупочной деятельности приобретают особую актуальность, поскольку данные процессы позволяют принимать определенные управленческие решения, минимизирующие шансы неблагоприятного исхода закупки и уменьшающие предполагаемые финансовые потери при ее осуществлении для предприятия. Рассмотрим существующие методы управления рисками:

1. Идентификация рисков – это процесс выявления и анализа потенциальных угроз, которые могут возникнуть на различных этапах закупочного процесса. Включает в себя:

• Анализ поставщиков и их надежности;
• Оценку рисков, связанных с качеством товаров и услуг;
• Выявление возможных сбоев в цепочке поставок;
• Оценку юридических и регуляторных рисков;
• Анализ финансовых рисков, включая возможные изменения в стоимости продукции и колебания валютного курса. Этот этап является основой для последующей оценки и управления рисками, позволяя компании заранее подготовиться к возможным проблемам и минимизировать их влияние.

2. Оценка рисков – это процесс анализа и измерения возможных угроз, направленный на определение их вероятности и последствий. Данный процесс включает:

• Количественную оценку, которая основывается на статистических данных, финансовых показателях и прогнозных расчетах для определения вероятности возникновения рисков и их потенциального влияния;
• Качественную оценку, при которой используется экспертное мнение, анализ сценариев и методология классификации рисков по уровню критичности;
• Методы оценки, включая SWOT-анализ, построение матриц рисков, анализ чувствительности и моделирование сценариев;
• Приоритезацию рисков с учетом их вероятности и значимости для бизнеса, что позволяет сфокусироваться на наиболее значимых угрозах;
• Разработку мер реагирования, направленных на минимизацию последствий наиболее значимых рисков.

3. Разработка стратегий реагирования – это процесс формирования и внедрения мероприятий, направленных на устранение, минимизацию или принятие рисков. Этот этап включает:

• Избегание рисков – изменение планов или процессов, чтобы исключить возникновение определенных рисков;
• Снижение рисков – принятие мер для уменьшения вероятности возникновения риска или минимизации его последствий (например, проведение дополнительного контроля качества, диверсификация поставщиков, страхование);
• Передача рисков – использование контрактных механизмов, страхования или привлечения сторонних подрядчиков для снижения ответственности организации;
• Принятие рисков – осознанное согласие на возможные последствия риска, если его влияние на бизнес минимально или его устранение слишком дорогостоящее. Эффективные стратегии реагирования помогают организации оперативно реагировать на возникающие угрозы, снижая их негативное влияние на закупочную деятельность.

4. Мониторинг и контроль – это процесс постоянного отслеживания идентифицированных рисков, анализа их динамики и корректировки стратегий управления. Этот этап включает:

• Постоянный анализ данных – сбор информации о текущем состоянии закупочной деятельности, поставщиках, рыночных изменениях и внешних факторах;
• Применение ключевых показателей эффективности (KPI) – использование количественных и качественных метрик для оценки уровня риска и эффективности мер реагирования;
• Регулярные аудиты и ревизии – проведение внутренних и внешних проверок, направленных на выявление возможных отклонений и слабых мест в управлении закупками;
• Оперативное реагирование – внесение корректировок в стратегии управления рисками при изменении условий на рынке или выявлении новых угроз;
• Автоматизация мониторинга – использование специализированных IT-решений и аналитических систем для контроля закупочных процессов и прогнозирования рисков. Эффективный мониторинг и контроль позволяют своевременно выявлять потенциальные угрозы, снижать вероятность негативных последствий и повышать устойчивость закупочной деятельности предприятия.

5. Использование контрактных механизмов – это процесс внедрения инструментов управления рисками в договорные отношения с целью минимизации возможных угроз и обеспечения стабильности закупочной деятельности. Данный процесс включает:

• Штрафные санкции – установление финансовых и иных наказаний за несоблюдение условий контракта, что стимулирует поставщиков соблюдать обязательства;
• Гарантийные обязательства – обеспечение выполнения поставщиком условий контракта, включая гарантийный срок, замену или ремонт товаров в случае выявления дефектов;
• Механизмы страхования – использование страховых инструментов для покрытия потенциальных убытков, связанных с нарушением контрактных обязательств;
• Авансовые и гарантийные платежи – установление условий платежей, предусматривающих финансовые гарантии выполнения работ;
• Положения о форс-мажоре – включение в контракты условий, определяющих порядок действий при наступлении непредвиденных обстоятельств;
• Гибкость контрактных условий – возможность корректировки контрактов в зависимости от изменения рыночных условий и иных внешних факторов. Эффективное использование контрактных механизмов позволяет снижать правовые и финансовые риски, повышая надежность и предсказуемость закупочного процесса.

Примеры успешных стратегий управления рисками

1. Диверсификация поставщиков – один из наиболее эффективных методов снижения рисков, связанных с зависимостью от одного источника. Многие компании стремятся сотрудничать с несколькими поставщиками, что позволяет минимизировать вероятность сбоев в поставках.
2. Развитие долгосрочных отношений с проверенными поставщиками – помогает снизить вероятность поставок некачественной продукции и способствует более гибкому взаимодействию в случае возникновения кризисных ситуаций.
3. Использование цифровых технологий – автоматизация процессов закупок и анализ данных помогают предприятиям оперативно реагировать на возможные риски и прогнозировать их появление.
4. Постоянный мониторинг рыночных условий – позволяет заранее выявлять возможные изменения, такие как колебания цен или нестабильность поставщиков, и адаптировать стратегии закупок в соответствии с новыми условиями.
5. Страхование рисков – использование финансовых инструментов, таких как страхование контрактов и страхование логистических рисков, помогает защитить компанию от значительных финансовых потерь.
6. Разработка антикризисных планов – создание сценариев реагирования на различные виды рисков, что позволяет минимизировать ущерб в случае их реализации.

Риски в закупках — это проблемы или неопределенности в процессе закупок, которые могут нарушить способность организации эффективно и экономически эффективно обеспечивать товары или услуги. Эти риски влияют на цепочку поставок, вызывая задержки, увеличение расходов и операционную неэффективность, которая вредит производительности бизнеса.

Цифровые технологии в управлении закупочными рисками

Использование цифровых технологий значительно повышает эффективность управления рисками в закупочной деятельности, обеспечивая прозрачность, предсказуемость и оперативность в принятии решений. Современные IT-решения позволяют автоматизировать ключевые процессы, снизить вероятность ошибок, минимизировать влияние человеческого фактора и оперативно реагировать на возникающие угрозы.

Ключевые направления применения цифровых технологий в управлении закупочными рисками включают:

• Системы управления закупками (SRM, ERP) – специализированные программные платформы, такие как SAP Ariba, Oracle Procurement Cloud, 1C:ERP, обеспечивающие полный контроль над закупочными процессами, мониторинг контрактов и анализ надежности поставщиков.
• Big Data и аналитика – анализ больших объемов данных для прогнозирования рыночных изменений, выявления потенциальных угроз и оценки надежности контрагентов. Использование предиктивной аналитики позволяет предприятиям заранее принимать корректирующие меры.
• Искусственный интеллект (ИИ) и машинное обучение – технологии ИИ помогают анализировать прошлые закупочные данные, выявлять закономерности, прогнозировать изменения цен и оптимизировать закупочные стратегии. Машинное обучение также позволяет автоматически выявлять риски и предлагать пути их минимизации.
• Блокчейн-технологии – повышают прозрачность закупочных процессов за счет создания неизменяемых реестров данных, предотвращают мошенничество, обеспечивают надежность контрактов и цепочек поставок.
• Автоматизированные системы оценки поставщиков – цифровые платформы, которые анализируют историю выполнения контрактов, финансовые показатели, отзывы и репутацию поставщиков, помогая минимизировать риск сотрудничества с ненадежными контрагентами.
• Роботизация процессов (RPA) – использование программных роботов для автоматизации рутинных задач, таких как обработка заявок, анализ предложений поставщиков и контроль исполнения контрактов, снижая вероятность ошибок и ускоряя процесс принятия решений.
• Кибербезопасность – защита конфиденциальных данных, связанных с закупочными процессами, путем внедрения современных методов шифрования, многофакторной аутентификации и мониторинга киберугроз.

Внедрение цифровых технологий в управление закупочными рисками позволяет компаниям повысить прозрачность закупочных процессов, снизить уровень неопределенности, минимизировать финансовые потери и усилить конкурентные преимущества на рынке.

• Системы управления закупками (SRM, ERP) – интеграция специализированных платформ, таких как SAP Ariba, Oracle Procurement Cloud, 1C:ERP, помогает контролировать закупочные процессы, анализировать контракты и управлять рисками поставщиков.
• Big Data и аналитика – использование больших данных для прогнозирования рыночных тенденций, анализа надежности поставщиков и выявления потенциальных проблемных зон.
• Искусственный интеллект и машинное обучение – алгоритмы ИИ помогают выявлять аномалии в цепочке поставок, прогнозировать колебания цен и рекомендовать оптимальные стратегии закупок.
• Блокчейн-технологии – обеспечивают прозрачность и надежность цепочки поставок, предотвращая мошенничество и повышая доверие между контрагентами.
• Автоматизированные системы оценки поставщиков – платформы, анализирующие финансовые показатели, репутацию и историю выполнения контрактов поставщиками, помогают минимизировать риски.
• Кибербезопасность – защита данных и предотвращение утечек информации, связанных с закупочными процессами, путем внедрения современных методов шифрования и многоуровневой аутентификации.

Риски закупок присущи бизнес-операциям, представляя потенциальные угрозы для цепочек поставок, эффективности затрат и общего организационного успеха. Эти риски могут быть вызваны различными факторами, такими как проблемы с поставщиками, колебания рынка и изменения в регулировании. Эффективное управление рисками закупок имеет решающее значение для предприятий, чтобы обеспечить непрерывность, минимизировать сбои и поддерживать бесперебойную работу. На сегодняшний день, учитывая современные условия, вопросы управления рисками в закупках приобретают крайне высокую значимость, поскольку риск – это совмещение вероятности и последствий неблагоприятного исхода, а управление рисками – процесс проведения определенных управленческих решений для минимизации шанса неблагоприятного исхода и уменьшение предполагаемых потерь при осуществлении того или иного проекта. Тема государственных закупок переживает всплеск общественного интереса и вполне обоснованно: одной из важнейших проблем, стоящих перед государством в настоящее время, является проблема развития рыночных механизмов осуществления государственных закупок, направленная на повышение их эффективности. Устойчивое развитие экономики напрямую зависит от соблюдения ответственности за результативность обеспечения нужд предприятий, что позволяет повысить эффективность осуществления их деятельности.

Управление рисками закупок – как краткосрочными, так и долгосрочными – имеет жизненно важное значение для достижения устойчивого роста. Решая вопросы закупочных рисков с помощью комплексных стратегий, предприятия могут повысить устойчивость, сохранить прибыльность и добиться долгосрочного успеха. Эффективное управление рисками закупок – краткосрочное или долгосрочное – имеет важное значение для обеспечения стабильности и успеха любой организации. Выявляя, оценивая и упреждающе смягчая риски, предприятия могут сократить сбои, поддерживать прочные отношения с поставщиками и защищать свою долгосрочную устойчивость. Будь то управление колебаниями цен, нестабильностью поставщиков или изменениями в регулировании, стратегический подход является ключом к навигации в сложном ландшафте рисков закупок. Внедрение правильных инструментов и практик может помочь предприятиям оставаться устойчивыми на постоянно меняющемся рынке. Поступая так, организации могут защитить свои цепочки поставок, сократить расходы и подготовить себя к будущему успеху.