Информационное обеспечение внутреннего контроля расходов организации

INFORMATION SUPPORT OF INTERNAL CONTROL COSTS OF THE ORGANIZATION

Oksana Bykova

master student, Novosibirsk State University of Economics and Management NSUEM, Russia

Аннотация. В статье определена важность информационного обеспечения для управления организацией, определены основные требования, предъявляемые к информации, требуемой для внутреннего контроля.

Abstract. The article defines the importance of information support for the management of the organization, the basic requirements for the information required for internal control.

Ключевые слова: информационное обеспечение, внутренний контроль расходов, управленческий учет, бухгалтерский учет.

Keywords: information support, internal control of expenses, management accounting, accounting.

Информационное обеспечение играет, безусловно, важную роль для успешной реализации функций внутреннего контроля. Именно его развитие, с одной стороны, - это объективно необходимая предпосылка, с другой, условие для формирования и совершенствования системы внутреннего контроля.

Наличие данных является исходной базой управления любым объектом. Для управления организацией, как сложной общественно-экономической системой, требуется самая широкая информационная база. Полные, достоверные и своевременные сведения требуются для решения сложных задач управления. От того, как организован процесс сбора, обработки, распределения информации для обеспечения процесса принятия решения, в большой мере зависит как результативность внутреннего контроля, так и эффективность управления в целом.

Крупные организации в силу особенностей своей деятельности обладают или могут обладать большими возможностями по накоплению объёмов сведений, которые касаются деятельности не только самих организаций, но и хозяйственных и финансовых структур, которые входят в единую структуру. Вместе с тем, потребность организаций в информации продолжает неуклонно расти, и удовлетворение этой потребности происходит определённо не в достаточной мере.

До того, как перейти к исследованию информационной базы внутреннего контроля расходов, стоит определить основные требования, которые предъявляются к данным, необходимые для внутреннего контроля. По нашему мнению, требования, которым, должна удовлетворять информация с точки зрения внутреннего контроля, состоят в следующем (таблица 1).

Таблица 1.

Требования к информации во внутреннем контроле

Источник: составлена автором

Выгоды, которые извлекаются из информации, должны перекрывать расходы на её получение. Однако, соотношение полезности и расходов является скорее принципиальным ограничением, а не качественной характеристикой.

Все качественные характеристики внутреннего контроля в равной мере должны соблюдаться и при внутреннем контроле расходов. Основной задачей построения внутреннего контроля является «встраивание» разных видов контроля в текущие бизнес-процессы организации (с небольшой их модификацией). При рассмотрении описанных выше требований к необходимым сведениям следует отметить, что они не полностью соответствуют требованиям учёта по международным стандартам. Практика показывает, что международные стандарты в большей степени ориентированы на формирование отчётности, которая отражает реальное положение в деятельности организации. Следовательно, организации получают высокую степень доверия к данным, полученным из учётной системы, и используемым для контроля.

Информационное обеспечение внутреннего контроля расходов предполагает следующее:

- интеграция управленческого учета в бухгалтерский учёт;

- единая методическая база учёта на всех объектах контроля, что даёт возможность сопоставления результатов деятельности не только подразделений организации, но и разных организаций, что имеет большое значение для крупных организаций, которые имеют подчинённые и зависимые организации в единой структуре;

- классификация расходов для исполнения определённых функций управления;

- идентификация расходов и результатов и деятельности конкретного структурного подразделения [1].

Система управленческого учёта – это основа информационного обеспечения внутреннего контроля. Вместе с тем использование организациями учетных данных во внутреннем контроле, на наш взгляд, не является достаточным.

В то же время, следует отметить, что организациями мало используются возможности внутреннего контроля для совершенствования учётной работы.

На долю информации бухгалтерского учёта приходится более 70 % общего объёма экономической информации. Именно системным бухгалтерским учётом фиксируется и накапливается всесторонняя синтетические (обобщающие) и аналитические (детализированные) данные по таким направлениям, как состояние и движение имущества организации и источники его образования, хозяйственные процессы, результаты финансовой и производственно-хозяйственной деятельности. Поэтому использование данных бухгалтерского учёта для информационного обеспечения внутреннего контроля является, с нашей точки зрения, оптимальным решением.

На основе своевременного выявления причин и виновников отклонений от установленных норм и нормативов в процессе деятельности управляемого объекта внутренний контроль расходов определяет неблагоприятные условия или явления, целесообразность и законность принимаемых решений, оценивает результаты их исполнения. Во внутреннем контроле расходов это может быть достигнуто посредством эффективного использования для контроля расходов оперативной и учётной информации.

Таким образом, сведения внутреннего контроля будут считаться полными только тогда, когда они обеспечат качественное решение всех задач, которые стоят перед контролем. То есть, основой определения состава необходимых данных, должна выступать, прежде всего, конкретная задача, которая связана с осуществлением контроля. Соответственно, информационная база внутреннего контроля расходов определяется задачами, стоящими перед ним.

Результат исследования информационного обеспечения внутреннего контроля расходов даёт возможность сделать вывод, что задачи контроля не могут быть решены в случае недостаточности данных. Если руководителями всех уровней управления по-прежнему не будет уделяться должного внимания решению проблем, связанных с информационным обеспечением внутреннего контроля расходов, то в полной мере не будут реализованы управленческие функции, не будут качественно и эффективно решены необходимые задачи. А это, в свою очередь, будет отрицательно сказываться на надёжности и эффективности деятельности организации в целом.