ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ И ЕЕ ЗНАЧЕНИЕ В СОХРАННОСТИ СОБСТВЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

Инвентаризация является результативным способом контроля над сохранностью имущества компании. Она регулирует точность отражения операций на счетах бухгалтерского учёта, своевременное обнаружение и корректировку расхождений между фактическими данными и показателями бухгалтерского учёта, что в результате способствует верному представлению о деятельности организации.

Основной целью инвентаризации является обнаружение фактического наличия имущества и сопоставление полученных данных с данными учета.

Организацией самостоятельно утверждается порядок проведения инвентаризации, за исключением случаев, когда осуществление инвентаризации является обязательным.

Разновидности инвентаризации общепринято разделять согласно аспектам, что обуславливается различными причинами.

Виды инвентаризации представлены в таблице 1

Таблица 1.

Основные виды инвентаризации

На сегодняшний день, основной нормативной базой для проведения инвентаризации являются, следующие нормативные акты:

1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402- ФЗ, определяющий случаи обязательной инвентаризации, а также порядок отображения обнаруженных в ходе инвентаризации расхождений между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета [1];
2. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49 (ред. от 08.11.2010) - устанавливают порядок и правила проведения инвентаризации отдельных видов имущества и финансовых обязательств [2];
3. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ №34н (ред. от 11.04.2018), которое определяет порядок организации и ведения бухгалтерского учета, а также рассматривает порядок оценки и проведения инвентаризации в организации [2];
4. Постановление Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88 (ред. от 03.05.2000) «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентариза- ции» - содержит, оформляемые в ходе проведения инвентаризации, формы первичной учетной документации [3];
5. Приказ Минфина РФ от 10 марта 1999 г. № 20н «Об утверждении положения о порядке проведения инвентаризации имущества налогоплательщиков при налоговой проверке» - устанавливает порядок и правила проведения инвентаризации имущества налогоплательщиков при выездной проверке [5].

К процессу инвентаризации предъявляется ряд требований. Основные требования к проведению инвентаризации представлены на рисунке 1

Рисунок 1. Основные требования к проведению инвентаризации

Рассмотрим более подробно каждое из представленных требований:

1. Внезапность – является основным требованием, предоставляющим положительный результат инвентаризации, так как при несоблюдении его материально ответственное лицо может покрыть недостачу, избавиться от излишков или составить подложные документы на имеющиеся расхождения.
2. Инвентаризация всегда проводится комиссионно и назначается приказом руководителя организации. Состав комиссии определяется в зависимости от вида инвентаризации.
3. При проведении инвентаризации члены комиссии обязательно должны проверять фактическое наличие материальных ценностей. Запрещается заполнение инвентаризационной описи со слов материально ответственного лица, на основе книжных остатков, без фактической проверки.
4. Инвентаризация осуществляется непрерывно. В случаях, когда невозможно проведение ее за один день, помещение опечатывается председателем комиссии комиссионной печатью, ключ остается у материально ответственного лица.
5. При инвентаризации обязательно присутствует материально ответственное лицо. Если материальную ответственность несут несколько лиц, достаточно, чтобы присутствовало одно из них.

На сегодняшний день, широкое распространение при обработке инвентаризационных документов получили различные возможности вычислительной и организационной техники. Объясняется это, в первую очередь существенным количеством счётной технической работы, которую необходимо осуществить в короткие сроки.

Одной из главных рекомендаций по оптимизации процесса инвентаризации на предприятиях является автоматизация системы проведения инвентаризации. В некоторых случаях стремление сократить сроки инвентаризации влечет за собой некачественную проверку и недостоверное отражение данных в бухгалтерском учете. В связи с этим возникает проблема использования в процессе инвентаризации вычислительной техники и компьютерных программ.

При автоматизации материально ответственным лицом или бухгалтером на специальном принтере и предназначенной для этого клеящейся бумаге печатаются штриховые коды. Далее их наклеивают на все объекты учёта (по каждому объекту отдельно). Данная процедура позволяет сократить время нанесения инвентарных номеров на все объекты учета.

Следующей стадией является непосредственное проведение инвентаризации. Во время этого этапа члены инвентаризационной комиссии при помощи специального терминала сбора данных (сканера) считывают штриховые коды с объектов основных средств и товарно-материальных ценностей. Данные сканеры позволяют упростить проведение инвентаризации, так как помимо считывания и запоминания, введённых штриховых кодов они могут осуществлять несложную обработку полученной информации. Завершается процесс инвентаризации выгрузкой информации из терминала сбора данных на компьютер и анализе показателей проведённой инвентаризации. Далее по автоматически сформированным документам можно произвести сверку между фактическим наличием объектов основных средств и товарно-материальных ценностей и данными бухгалтерского учета.

При автоматизированном процессе проведения инвентаризации затраты увеличатся только на стоимость программного обеспечения и оборудования, но количество человеко-часов при этом существенно уменьшится, в чем и будет выражаться исчисляемый эффект от проведения автоматизированной инвентаризации.

Таким образом, инвентаризация имеет большое значение для правильного определения затрат, сокращения потерь товарно-материальных ценностей и предупреждения хищений.