Внедрение пневмопочты для снижения затрат времени документооборота
Журнал: Научный журнал «Студенческий форум» выпуск №36(129)
Рубрика: Технические науки
Научный журнал «Студенческий форум» выпуск №36(129)
Внедрение пневмопочты для снижения затрат времени документооборота
Аннотация. В данной статье рассматривается необходимость использования бумажного документооборота. Проблемы использования бумажных документов. Предложена система передачи документов посредством пневмопочты. Обоснование и организационные вопросы создания пневмопочты для эффективной работы производства. Предварительный результат внедрения новой системы пневмопочты.
Ключевые слова: документооборот, сопроводительная документация, производственный процесс, внедрение, пневмопочта.
Большинство предприятий в современном мире все чаще переходят на электронный документооборот, ссылаясь на то, что количество бумаг, которые необходимо заполнить в обязательном порядке, постоянно растет. Использование данного метода упрощает поиск необходимого договора, заказа или распоряжения среди электронной документации. Таким образом гораздо проще информировать сотрудников по электронной почте, чем знакомить каждого в организации с бумажными документами.
Экономическая эффективность производства базируется на том, что основным источником дохода должна быть высокая организованность и производительность труда, особенно на этапе производства продукции.
Усложнение продукции, повышение требований к ее качеству и обострение конкуренции являются основными причинами, по которым производители вынуждены кардинально пересматривать формы и способы ведения своей деятельности в области производства.
В производственной среде у работника не всегда есть возможность использовать электронные устройства для просмотра документов. К примеру оператору токарного или фрезерного станка было бы невозможно использовать компьютер для оформления сопроводительного документа, так как данные документы должны подтверждаться подписью от руки в бумажном экземпляре.
Оформление комплекта документов (сопроводительная карта, чертеж), которые используют работники - сложный и длительный процесс, занимающий 5-8 рабочих часов. Подбор чертежа и оформление сопроводительной (наименование изделия, количество, материал) карты осуществляются согласно плановому перечню изделий.
Отделы ПДБ, БВХ, снабжения и ПЗ находятся на разных этажах и корпусах, что значительно увеличивает время процесса оформления. Для дополнительного повышения производительности работников и экономии рабочего времени предлагается организовать пневмопочту.
Пневмопочта – это вид транспорта, система перемещения капсул под действием сжатого воздуха. Данная система надёжная, удобная и быстрая в качестве связи между отделами.
В наше время пневмопочта актуальна на промышленных предприятиях со сложным производством, состоящим из многочисленных структурных подразделений, которые находятся далеко друг от друга.
К производству продукции, как и к любой деятельности, предъявляются основные требования:
- снижение производственных расходов;
- высокая производительность труда при сохранении качества продукции.
Чтобы соответствовать этим критериям, промышленная пневмопочта является чрезвычайно удобным, быстрым и недорогим средством перемещения документов.
Основные преимущества использования современной системы пневмопочты следующие:
- оперативная передача документов;
- эффективное использование рабочего времени персонала;
- гибкая структура и возможность модернизации системы;
- возможность установки в строящихся и готовых помещениях;
- возможность прокладки трубопровода между зданиями.
Внедрить планируется 5 специальных станций, которые позволят полностью автоматизировать процесс передачи документов на рабочие места.
После установки системы пневмопочты в производстве должны значительно снизиться временные затраты, а также повыситься надежность, оперативность и эффективность работы.
Пневмопочта на промышленном предприятии может оптимизировать документооборот между функциональными подразделениями, такими как ПДБ, БВК, ПЗ, склады и т. д.
Устройство пневмопочты позволит наладить документооборот со смежными и параллельными отделами, для согласования комплектов документов.