Электронные трудовые книжки: проблемы и перспективы

ELECTRONIC WORKBOOKS: PROBLEMS AND PERSPECTIVES

Andrew Yakushin

Student of the National research University Lobachevsky state University of Nizhny Novgorod, Russia, Nizhny Novgorod

Nikolay Frolov

Student of the National research University Lobachevsky state University of Nizhny Novgorod, Russia, Nizhny Novgorod

Yulia Primenko

Candidate of law, associate Professor of the Department of labor and environmental law of the Lobachevsky state University, Russia, Nizhny Novgorod

Аннотация. В статье затрагиваются проблемы и перспективы введения электронных трудовых книжек. Возможные риски, сложности с которыми можно столкнуться при их использовании.

Abstract. The article deals with the problems and prospects of introducing electronic workbooks. Possible risks and difficulties that you may encounter when using them.

Ключевые слова: право; социальное обеспечение; электронные трудовые книжки.

Keywords: law; social security; electronic workbooks.

В Российской Федерации, с внедрением электронных цифровых технологий, введена и практика электронных трудовых книжек.  Обоснованность такого решения связывается законодателем с теми же мотивами, которые положены в основу информатизации общественной и государственной жизни страны, то есть следование развитию современных информационных технологий, цифровизации практически всех сфер жизнедеятельности, направленности на сокращение ресурсозатрат, и временных, и обеспечивающих документооборот. Введение электронной трудовой книжки состоялось 1 января 2020 года.

Задачами формирования практики ее использования являются обеспечение более продуктивной работы кадровых служб, за счет экономии времени на их заполнение, систематизация учета содержащейся в трудовых книжках сведений, а также обеспечение доступа работника к информации о своей трудовой деятельности, отражаемой в трудовой книжке.

Электронная трудовая книжка представляет собой документ, только не на бумажном носителе, а облаченный в цифровую форму. Информация в электронной трудовой книжке отражается также, как и в бумажном документе. Получить можно сведения о месте работы, о периоде работы, с указанием даты приема на работу и увольнения. В документе указана должность и квалификация работника. Принципиальным изменением является технология хранения электронной базы данных [4, c. 170].

Внедрение электронных туровых книжек планируется в несколько этапов. На первом из них работникам будут трудовые книжки выданы на руки, после занесения сведений из них в электронные образы трудовых книжек. Тем самым, для тех, кто посчитает для себя необходимым сохранить бумажный вариант трудовой книжки, такая возможность останется. Оба формата, и цифровой, и бумажный, будут иметь одинаковую силу. Однако тем, кто будет поступать на работу с 1 января 2021 года, бумажный вариант трудовой книжки заводиться кадровыми службами уже не будет [5, c. 212].

Основой для формирования электронной трудовой книжки будет создание цифровой регистрационной записи в Пенсионном фонде Российской Федерации.

Переход на электронные трудовые книжки – одна из ступеней национального проекта «Цифровая экономика». Тактическими задачами, которые сейчас предстоит решать руководителем организаций и учреждений, будут обновление локальной нормативной правовой базы, приведение ее в соответствие с федеральной базой нормативных актов. Кадровым службам необходимо не позднее 30 июня 2020 г. уведомить работников о смене порядка ведения трудовых книжек. До истечения 31 декабря 2020 г. работникам необходимо будет определиться с выбором – в каком виде им хотелось бы определить порядок ведения их трудовой книжки [2, c. 8].

С 1 января 2020 года в обязанности работодателей входит уведомлять ПФР обо всех кадровых перемещениях работника. Этот отчет представляют абсолютно все работодатели при условии, что были следующие события: прием на работу нового сотрудника; увольнение работника; перевод на другую постоянную работу; получение работником новой профессии, специальности или квалификации; лишение работника права занимать определенные должности по приговору суда; подача работником заявления о выборе способа ведения его трудовой книжки; переименование организации.

Обозначим те вопросы, которые возникают при анализе планируемых нововведений. Прежде всего, отметим, что сложности могут быть связаны с подтверждением стажа работы. Для трудоустройства на определенные должности предъявляются требования не только к квалификации работника, но и требования к стажу работы. Вспомним о листках нетрудоспособности, размер пособия по временной нетрудоспособности зависит от страхового стажа работы. Теперь работник не обязан представлять трудовую книжку при трудоустройстве, а вот стаж работы подтвердить можно только записями в трудовой книжке.

Для получения кредита банки требуют заверенную копию трудовой книжки, при наличии бумажного варианта, такое требование исполнить не сложно и привычно, с электронным вариантом сложнее, отцифровывать весь трудовой стаж не будут.

Вызывает опасения риск утечки информации в результате взлома системы или компьютерного сбоя. Возможно дополнительные затраты на доработку программы кадрового учета, или покупку новой программы, а также ее технической поддержки. Существует вероятность отсутствия доступа к интернету, либо неумение им пользоваться. Книжка может быть неверно заполнена кадровыми работниками, могут быть представлены ошибочные, неточные и недостоверные сведения о трудовой деятельности.

«Бумажный» вариант трудовой книжки сегодня привычен, поэтому к электронному формату пока относятся настороженно. В базе данных могут произойти сбои, есть риски потерять информацию о сотруднике и, самое главное, о его трудовом стаже.

Следующим вопросом, который подлежит, на наш взгляд решению, является отсутствие в электронной трудовой книжке графы о занесении информации о награждениях. Следует учесть, что при награждении работника важно учесть предварительные награды, однако такие сведения будут отсутствовать [3, c. 118]. Вопрос будет решаться посредством запрашивания данной информации у самого работника, однако кадровые службы считают эту практику не вполне удобной и достоверной [6, c. 149].

Вызывает опасения также такой аспект перехода на электронную трудовую книжку, как отсутствие сведений об образовании работников. Это повлечет, на наш взгляд, двойной кадровый учет. Кадровые службы будут вести свои реестры, запрашивать от работников подтверждающие квалификационные требования сведения об образовании. Двойному учету будут подлежать и те работники, которые не выразят желания перейти на новую цифровую форму учета трудовой деятельности посредством ведения электронных трудовых книжек. Полагаем, таких работников будет немало. Следует учитывать, что традиционная форма ведения трудовой книжки на бумажном носителе существует уже более ста лет, она привычна и особенно для представителей старшего поколения, представляется более надежным и проверенным способом.

И при сохранении выбора для работников на первом этапе перехода на электронные трудовые книжки, и провозглашении принципа добровольности для такого нового порядка, все же имеем дело с безальтернативным, регулируемым на законодательном уровне, порядком вновь принимаемых на работу работников сведения о трудовой деятельности вести в электронном виде. Вследствие этого, исследователями обсуждается фактическое нарушение принципа равенства прав и возможностей работников [2, с. 8], установленного в статье 2 Трудового кодекса Российской Федерации [1].

Учитывая общую тенденцию к электронному документообороту, создание цифровой среды в рамках реализации национальной программы «Цифровая экономика России» переход на электронную трудовую книжку представляется объективной необходимостью, которая неизбежна.

В целом, следует отметить, что по сути переход на реализацию правоотношений в цифровую среду уже состоялся. Мы уже находимся в этой реальности. И, полагаем, что необходимо, понимая неизбежность информатизации различных сфер жизнедеятельности, в том числе и трудовых правоотношений, постараться сработать на опережение, попытаться уяснить уже сейчас возможные сложности, вопросы, которые потребуют аналитической работы и рекомендаций.

С 2021 года обязанность вести трудовую книжку пропадает, но появляется новая – уведомление ПФР обо всех кадровых перемещениях сотрудника практически в режиме реального времени. Возможно, при создании программы для ведения кадрового учета разработчики обратят внимание на этот вопрос, и вся информация без привлечения работников отдела кадров будет отгружаться в базу данных ПФР, но до этого момента трудозатраты кадровых работников только возрастут.

У планируемой практики внедрения в трудовые правоотношения электронных трудовых книжек есть и свои недостатки, и свои достоинства.

Безусловными преимуществами являются доступ работника к информации, хранящейся в его трудовой книжке в режиме онлайн, уменьшение затрат для работодателя в части хранения трудовых книжек, упрощение оформления работников на дистанционную работу, уменьшение бюрократии при оформлении пенсии, единая система данных, интеграция с государственными службами РФ. Пожалуй, мы склоняемся и к тому, чтобы достоинством считать степень обеспечения сохранности данных, хотя это может показать только время.

Среди тех недостатков, которые, полагаем, могут быть решены в ближайшее время, отнесем психологическую настороженность работников перед нововведением, указанные сложности при определении стажа работы, отсутствие сведений о предыдущих награждениях работника.