БАЗЫ ДАННЫХ

Проходя практику в образовательном учреждении, столкнулась с проблемой отсутствия автоматизации и применение в работе такого определения как АРМ (автоматизированное рабочее место). В настоящее время в сфере образования до сих пор нет средств, позволяющих автоматизировать процесс ведения документации и отчетности.

О своевременности и актуальности рассматриваемой проблемы говорит тот факт, что большую часть своего времени преподаватели и воспитатели тратят на оформление различной документации и отчетов.

Базы данных составляют в наше время основу компьютерного обеспечения информационных процессов образования, входящих практически во все сферы человеческой деятельности.

Процессы обработки документации и отчетов несут в себе содержание реальной картины происходящего в классе или группе. Использование при этом базы данных, является оптимальным решением всех этапов работы с документацией и отчетностью. Использование СУБД для реализации поставленной задачи является самым рациональным решением.

Реализовать потребность можно как в базовой прикладной программе MS Access, так и в распространенной на данный момент «1С Предприятие». Эти программы позволяют хранить, обрабатывать и управлять всеми видами данных. Использование платформы «1С Предприятие», влечет за собой материальные затраты: покупка программного обеспечения, соответствие лицензии, версия и обслуживание. Из этого вытекает, что использование прикладной программы MS Access — наиболее рационально. Программа не требует глубоких знаний по созданию базы данных и владению программированием. Остановимся на решении поставленной задачи в прикладной программе MS Access.

База данных «Класс» или «Группа» может служить непосредственным помощником, и значительно упростит работу преподавателям и воспитателям в образовательном учреждении.

Представляю вашему вниманию разработку базы данных для воспитателя детского сада. Эта работа была оценена и принята для использования в дошкольном учреждении.

Рассмотрим основные этапы создания базы данных для воспитателя старшей группы детского сада.

Создание базы данных потребует кропотливого труда как в создании таблиц, вводе данных, так и в оформлении. Самым главным этапом является этап установки связи между таблицами. Работа с базой данных должна не только быть удобной, но и точной. Все запросы и отчеты должны строго соответствовать реальным данным внесенным в таблицу.

Работа с таблицами и их связями залог идеального функционирования базы данных. Если этот этап не будет содержать в себе ошибок и не доработок, работа пользователя с данным будет приносить радость и быстроту исполнения отчетной документации.

Рассмотри некоторые этапы работы с базой данных.

Создание формы необходимо для удобного и быстрого ввода новых записей. В окне базы данных находится вкладка «Формы». Далее предлагается выбрать мастера или конструктора. Для неопытных пользователей подойдет уже готовая возможность мастера. Следующим шагом работы с формой выбирается ряд параметров. Выбирая параметры, помните, о едином стиле оформления.

Параметры создаваемой базы для воспитателя:

·     основа формы, это таблица «Список группы детей «Птенчики»». В форме необходимо использовать все поля таблицы;

·     внешний вид — «в один столбец»;

·     стиль — по нашему усмотрению;

·     имя — «Справочник группы «Птенчики»».

Выполнив этап работы с мастером, загружается созданная форма. Эта форма готова к использованию. Необходимо выполнить несколько пробных записей и их удаление. Убедившись в отсутствии коллизий — продолжаем работу создания базы данных воспитателя.

Работа с формой удобнее в конструкторе. Этот способ поможет нам самостоятельно сконструировать макет и эффективно использовать панель элементов. На (рис. 1) представлена описываемый этап.

Рисунок. 1. Макет формы «Справочник группы «Птенчики»»

Режим конструктора позволяет создать объект по нашему усмотрению. Используя параметры заказчика, оформляем и создаем форму. Работа с формой не должна быть усложненной. Нельзя забывать и про оформление формы. Надписи, текст, цвет, фон — должны соответствовать единому стилю. Созданные кнопки функционирования, должны пройти проверку.

Рисунок 2. Форма «Справочник группы «Птенчики»»

Создание формы не займет много времени. Используя, мастер создания форм, выберем необходимые параметры. В оформлении формы применяем цвета и текст, соответствующие задуманной концепции оформления базы данных.

Параметры формы:

·     основа запроса «Телефоны детей группы «Птенчики»» (включим все поля);

·     вид — «ленточный»;

·     стиль — на усмотрение заказчика;

·     имя — «Телефонный справочник группы детей «Птенчики»».

По аналогии создаются заголовок и подпись. Не упускаем из виду единый стиль оформления. На этом этапе получаем форму как на рис. 3

Рисунок 3. Форма «Телефонный справочник группы «Птенчики»»

Список телефонов детей удобно создавать в виде отчета. В окне программы базы данных переходим на вкладку «Отчеты». Создать отчет оптимальнее с помощью мастера. В параметры отчета входит:

·     доступные поля запроса «Телефонный справочник группы «Птенчики»»;

·     уровни группировки отсутствуют;

·     сортировка по имени;

·     макет табличный;

·     стиль выбираем на усмотрение заказчика;

·     имя отчета «Телефоны детей группы «Птенчики»».

Для внесения изменений в готовый отчет используют режим конструктора. Этот режим позволяет менять содержание и внешнее оформление в любой момент использования базы данных. Данный этап отображен на рис. 4.

Рисунок 4. Отчет «Телефоны детей группы «Птенчики»»

Основным в разработке базы данных для воспитателя, является главная кнопочная форма. Пользователь может не понимать в разработке базы данных ничего, но использовать ее должен легко. Для этого и существует главная кнопочная форма. В ее задачи входит: загрузка главной формы и ее кнопочное функционирование, а также выход из программы. Создание этой формы не займет много времени, однако потребует рационально создать и задать действия функциональным кнопкам. Вся работа проходит в режиме конструктора.

Обязательно проходим так называемый этап тестирования программы. Закрывание и открывание формы должно проходить без коллизий. Если возникли сбои их нужно устранить на первом этапе.

Готовый вариант работы на главной кнопочной форме выглядит как на (рис. 5).

Рисунок 5. Главная кнопочная форма

Готовая база данных для воспитателя старшей группы детского сада проходит аттестацию у заказчика. После ее испытания исправляются все замечания. Замечания по оформлению. Замечания по работе. Могут возникнуть дополнительные требования к базе данных. Все это необходимо исправит и перепроверить. Только после такой тщательной отладки — продукт выходит на «рынок» потребителей.

Пользователями таких программ могут быть как специалисты, так и простые пользователи. Уровень развития ИТ в образовании на столько высок, что говорить о компетенции преподавателя или воспитателя будет лишнее. У всех есть навык пользователя ПК, а то и выше.

Итак, программа создана. Нашла своего потребителя. Она удобна в использовании. Объем информации для хранения и использования не ограничен. Воспитатель без труда выполнит поиск информации для отчета или личного пользования. Отзывы заказчика только положительные.

На этапе написания статьи, пришла информация о необходимости расширить базу данных, ее функционал, назначение и оформление. Правильно, все в мире меняется. Главное, что выполнить это можно без труда!

Список литературы:
1.    Дабиж Г. Компьютерная графика и верстка. СУБД Access 2005 г. http://a21.viptop.ru/soft/Pmake1.htm документация об СУБД Access.
2.    Машков С.В. QuarkXPress и СУБД Access без секретов Новый издательский дом, 2004 г.
3.    Тайц А. СУБД Access 7.0. Наиболее полное руководство БХВ-Петербург 2005 г.
4.    Федорова А. СУБД Access. Издательская система БХВ-Петербург 2003 г.
5.    http://minusovkaplus.narod.ru/index_gr8.html — Иллюстрированный самоучитель по Access.
6.    http://www.kodges.ru/8062-adobe-pagemaker-7.0.-naibolee-polnoe-rukovodstvo.html - полное руководство работы в СУБД Access.