Понятие и методы учета рабочего времени в системе управленческого и кадрового учета

Аннотация. Для поддержания успешных темпов работы предприятия следует правильно осуществлять распределение работ и задач между сотрудниками. Необходимо иметь достоверную информацию о содержании выполняемых работ и о затратах рабочего времени. Изучая затраты рабочего времени руководство предприятия может решить большинство задач которые связаны с организацией труда и планированием рабочих процессов. Исследование трудового процесса предполагает анализ всех его характеристик, которые влияют на затраты труда и эффективность использования производственных ресурсов.

Ключевые слова: рабочее время, учет рабочего времени, трудовые ресурсы, табель учета.

В последние годы на рынке труда происходит серьезная конкуренция между предприятиями и организациями. По этой причине появилась необходимость в повышении производительности труда работников и управленческого персонала. Показатели хорошей и успешной деятельности организации во многом зависят от действий и планов грамотного руководителя. В ту же очередь эффективность работы предприятия обеспечивается рациональной организацией труда. Для увеличения производительности труда, необходимо улучшить эффективность использования рабочего времени.

Рабочее время - время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени [2]. Для определения нормы рабочего времени необходимо соотнести фактически отработанное сотрудником время, с учетом регламентированных перерывов на отдых, к номинальному фонду времени, которое установлено для данного вида работ.

Изучение затрат рабочего времени работников орагнизации нацелено на установление структуры затрат времени на протяжении рабочего дня, а  так же на определение фактического времени на выполнение определенной операции.

Согласно данным различных исследований, от 30 до 40% рабочего времени тратится не на рабочий процесс. В основном это происходит по причине неграмотного планирования, однако, слабый контроль над работниками, так же приводит к нецелесообразной трате рабочих часов.

Рациональное использование рабочего времени и трудовых ресурсов можно изучить с помощью анализа деятельности работников и управленческого персонала. При правильно распределенной работе, сотрудники чувствуют себя более уверенно, что положительно влияет на работу организации и на улучшение общих технико-экономических показателей предприятия на рынке.

Изучение структуры рабочего времени позволяет установить список выполняемых рабочих операций, установить первичную и вторичную важность для достижения целей организации, грамотно распределить обязанности среди сотрудников, что исключит дублирование функций. Кроме того, изучая структуру затрат рабочего времени можно получить данные о нецелесообразных затратах времени и выяснить причины их возникновения. По итогам данной работы можно спроецировать методы и способы уменьшения иррациональности затрат, и составить рабочий график для каждого сотрудника организации.

Основными источниками информации о затратах рабочего места являются плановый и фактический учет рабочего времени в организации, управленческий и статистический отчет по труду, табельный учет. Для просмотра тенденции по улучшению использования рабочего времени необходимо учитывать данные расчета баланса рабочего времени не только за текущий период, но и предыдущие. Необходимо анализировать табельный учет явок и неявок на работу с пояснением по причинам. Для большей достоверности информации о затратах рабочих часов эффективнее изучать баланс рабочего времени по каждому производственному участку и каждой категории сотрудников, а не в целом по предприятию.

Табель учета рабочего времени и расчет заработной платы отражают точную информацию об использовании рабочего времени. Учет рабочего времени – это методика подсчета часов, которые работник фактически затратил на свои обязанности. Данный учет необходим для фиксирования и наблюдения за действиями работников с целью контроля рабочего процесса и поддержания соответствующей дисциплины в компании. Учет рабочего времени может быть:

- стандартный (недельный, ежедневный);

- суммированный (месячный, декадный, годовой).

Нормальный учет рабочего времени действует всегда, когда не установлен суммированный учет. Суммированный учет вводится работодателем, когда по условиям производства, в организации в целом или при выполнении отдельных видов работ не может быть соблюдена установленная для работников ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени [1].

В табель учета рабочего времени вносится информация, необходимая для расчета отработанного времени сотрудником на предприятии. Учету подлежит все время работы: дневные, вечерние, ночные часы работы, часы работы в выходные, праздничные дни, сверхурочные часы работы. Так же стоит помнить о том, что как бы ни была организована трудовая неделя, работодатель обязан обеспечивать сотрудникам обязательные дни отдыха — не менее 42 часов подряд [4]. Исключение — вахтовый метод: допускается только 1 выходной в неделю. Правильное и своевременное ведение табеля приводит к корректному расчету заработной платы и прочих выплат сотрудникам организации. В маленьких организациях табельный учет ведет специалист кадровой службы, в более крупных такую функцию осуществляют либо специалисты - «табельщики» либо данные получаются из специальных фиксирующих программ.

Важность учета рабочего времени не может быть переоценена - для того, чтобы организация работала эффективно, необходимо правильно распределять задачи между сотрудниками, важно своевременно выявлять и анализировать загруженность и возможности работников,  соответственно, необходим постоянный контроль.

В процессе учета очень важно соблюдать все законы и правила Трудового Кодекса, согласно которому любой сотрудник имеет право на перерывы в течение рабочего дня.

Согласно законодательству Российской Федерации, в течение рабочего дня (смены) работнику должно быть предоставлен перерыв для отдыха и питания продолжительностью не более двух часов и не менее 30 минут, которые в рабочее время не включаются [3]. Так же стоит помнить о таких категориях рабочих как инвалиды, сотрудники на вредных и опасных производствах, женщины, работающие в районах Крайнего Севера, и женщины, которые по Законодательству имеют право на сокращенную рабочую неделю. Для данной категории работников должны быть предусмотрены дополнительные перерывы в работе.

В организациях необходимо периодически проводить анонимные опросы работников  по поводу их отношения к предоставляемым перерывам и времени их проведения, а так же к степени проводимого контроля за работой.

По общей статистике, больше половины работников предприятий вполне довольны своими условиями труда и лояльным отношением руководства, и считают, что предоставляемые им перерывы не нарушают их прав.

Однако существует доля работников, которые недовольны чрезмерным контролем со стороны руководства, считая, что работник должен иметь право на более свободное распределение своего рабочего времени.  

Во многих организациях используются наиболее демократические методы учета рабочего графика.

Это осуществляется через использование  специальных систем безопасности, которые автоматически фиксируют все передвижения работников внутри здания или вход и выход из данного.  Каждому работнику выдается пропускная карта (проксими-карта) с идентификационным номером, которая позволяет фиксировать время, когда сотрудник вышел или зашел в то или иное помещение.

Так же данные карты выдаются всем лицам, которые имеют разрешение на допуск в здание (клиенты, специальные службы).

Самыми распространенными методами учета рабочего графика являются:

– вахтер или охранник, который ведет журнал с именами сотрудников и временем их появления на рабочем месте;

– система видеонаблюдения, которая фиксирует все, что происходит в помещении. Однако многие сотрудники выказывают недовольство по данному способу наблюдения, считая, что работодатель нарушает их личное пространство, в свою очередь работодатели наблюдают за состоянием рабочей обстановки в организации и за сохранностью материальных ценностей. Не смотря на разногласия между работниками и управленческим персоналом, видеонаблюдение - один из наиболее эффективных методов фиксации рабочего процесса, так как при таком наблюдении осуществляется запись всех действий работников, без участия специального человека.

К наименее популярным методам учета рабочего времени относят:

– «наблюдающее лицо», то есть специально назначенный человек, который фиксирует все действия и затраченное на эти работы время, при этом находящийся по близости с рабочим местом сотрудника. Однако этот метод контроля может только снизить работоспособность сотрудников, так как постоянное непосредственное наблюдение за трудовым процессом негативно сказывается на уверенности и состоянии работника, что приводит к снижению работоспособности;

– отчётность со стороны самих работников: при этом методе контроля работники сами фиксируют свою деятельность в течение рабочего времени и сдают руководству отчеты с информацией об использовании рабочих часов. Данный вид отчетности отражает количество проделанной работы за единицу времени и мотивирует работников к исполнительности;

- специальные программы, созданные для ведения подробного отчета по занятости в течение рабочего дня.

Однако все подобные отчеты не несут в себе полной и абсолютно достоверной информации, потому что человек по своей сути многозадачен, соответственно, он может выполнять сразу несколько работ или функций. В таких случаях приходится выбирать для фиксации максимально важную задачу или действие.

Так же стоит помнить, что хотя отчетность и является одним из главных составляющих учета рабочих часов работников, но чрезмерная фиксация каждого действия сотрудника в течение трудового дня может привести к потере необходимого времени, которое возможно затратить на решение более важных для предприятия вопросов.

Подводя итог, стоит отметить, что создание эффективной системы управленческого учета персонала невозможно без правильного учета рабочего времени, что способствует улучшению должной дисциплины и производительного рабочего процесса.

При этом необходимо помнить, что любое действие, тем более контроль, должен быть умеренным.