Способы оптимизации затрат

В современных реалиях экономического сектора с возникающими кризисными циклами, санкциями, колебаниями валют организации заинтересованы в стабилизации своих доходов. Для реализации данной цели организацией может быть рассмотрена возможность оптимизации статьи затрат.

К затратам относится общая стоимость ресурсов, которые могут быть вовлечены организацией с целью улучшения финансовых показателей или достижения других целей. 

Затраты возникают в процессе деятельности организации:

• приобретение различных ресурсов, материалов, услуг иных организаций (оплата за электричество, водоснабжение и т.д.)
• выполнение обязательств перед сотрудниками организации (оплата труда, обязательное страхование и т.д.)

При том затраты находятся в постоянной динамике – все они подвержены изменению цен с течением времени. В зависимости от рода деятельности подобные изменения могут сыграть одну из важных ролей в формировании прибыли организации.

Аналогично можно отметить так называемые неэффективные затраты, которые не связаны напрямую с получением дохода (различные потери в процессе деятельности организации). Это могут потери любого класса – брак продукции, простой оборудования, простой арендной площади, порча имущества, потери, связанные с хищением собственности организации. Любой руководитель организации, предприятия должен понимать, что нельзя отказаться от затрат в целом. Но проводить анализ эффективности вложенной в деятельность каждой денежной единицы – обязательный этап управления организацией.  Если предприятие не будет тщательно анализировать свои затраты, оно не сможет качественно ими управлять. Процесс анализа затрат включает сравнение запланированных затрат с затратами, которые имеются по факту с целью выявления отклонений и  дальнейшего устранения их. Чтобы контролировать свои затраты, предприятию нужно внедрять такие системы, которые будут осуществлять их качественный контроль, а также предпринимать меры, направленные на их сокращение [2].

Оптимизация проводится для того, чтобы сделать работу предприятия более эффективной, а не только с целью снижения его затрат. Нельзя разделять понятия «эффективность затрат» и «рентабельность затрат». Чтобы подготовить мероприятия для улучшения финансовых показателей организации, нужно, в первую очередь, понимать, как они формируются для каждого из направлений деятельности. Также нужно знать особенности составления планов, процессов бизнеса. Как правило, в таких планах содержаться статьи затрат, которые требуют снижения. В системе управления затратами именно оптимизации отводится главная роль. И без оптимизации у компании просто нет шансов выжить в современных условиях, которые склонны к постоянным изменениям. Качество ведения учета доходов и расходов компании напрямую влияет на эффективность снижения ее расходов.

На сегодняшний день оптимизация может проводиться в таких направлениях:

1. Планомерное. Затраты должны сокращаться постепенно, процесс растягивается на несколько лет.
2. Быстрое. Затраты сокращаются за короткий период, который может составлять несколько недель.
3. Экспресс. Затраты сокращаются за несколько дней [3].

Теперь нужно остановиться на каждом виде оптимизации более детально.

1. Планомерное. Сокращение затрат предполагает повышение эффективности инвестиций, закупок и процессов производства, в действительности эти направления являются наиболее затратными для каждого предприятия. Именно по этой причине руководство компаний старается проводить постепенное их снижение, чтобы уменьшить уровень их воздействия на доходность. По данному направлению проводится управление:

- инвестициями. Чтобы совершенствовать производство продукции, которая выпускается, руководство предприятия покупает новое оборудование, внедряет новые современные технологии, что невозможно без инвестиций. Такие инвестиционные проекты требуют значительных затрат для предприятия, поэтому должны тщательно отбираться. Именно поэтому каждый проект должен иметь полное обоснование его целесообразности, чтобы руководитель мог точно знать, что затраты на него окупятся в будущем, а также какую он сможет дать прибыль.

- закупками. В затратах предприятия закупки также занимают весомую долю. Управление здесь заключается в том, что нужно искать таких поставщиков, которые предложат максимально выгодные условия. Выбор поставщика напрямую влияет на эффективность удовлетворения потребностей предприятия в услугах, сырье, материалах, которые потребуются для работы.

- производственным процессом. Сегодня ряд предприятий уже используют такую технологию, как «бережливое производство», чтобы затраты были максимально эффективными. Оценка дается расходам с позиции клиента: будет ли он платить за товар низкого качества? В связи с этим предприятию нужно либо сокращать затраты на процессы, не получившие одобрения покупателя, либо вообще убирать их.

2. Быстрое. Здесь имеется ввиду сокращение затрат компании, как постоянных, так и переменных. При этом следует сокращать затраты, которые идут на закупку материалов и сырья.

Для снижения затрат нужно пересмотреть договора, заключенные с поставщиками. Нужно постоянно вести поиск таких компаний, которые будут предлагать сырье и материалы по выгодным ценам, а на платежи давать отсрочки.

Нужно также снизить количество накладных расходов (электроэнергия, отопление, транспорт и др.). Так, чтобы снизить затраты на электроэнергию, нужно контролировать ее расход, ограничить освещение помещений ночью, конечно, если это не нарушает производственный процесс, а также перейти на оборудование, которое характеризуется экономной работой. Сократить транспортные затраты можно путем уменьшения количества служебного транспорта, контролем расхода на него топлива. Установив парогенераторы, можно снизить затраты на отопление.

Также снизить затраты можно, сократив затраты на персонал и фонд оплаты труда. Снизить расходы можно и путем снижения зарплаты сотрудников предприятия, но взамен нужно предложить социальные льготы (бесплатное питание, расширенная медицинская страховка и др.), чтобы они оставались мотивированными к продуктивной работе.

3. Экспресс. Чтобы максимально снизить затраты, нужно не оплачивать некоторые статьи расходов. Такие затраты могут быть таких видов, в зависимости от приоритетности:

• высокоприоритетные;
• приоритетные;
• допускаемые;
• ненужные.

От ненужных расходов следует отказаться, потому что они не несут потенциальной прибыли. К примеру, эта покупка билетов класса «бизнес» при планировании служебных поездок, командировок. Следующий шаг – уменьшение допустимых затрат, таких как, санаторное лечение работников предприятий и др. Что касается затрат приоритетных и высокоприоритетных, то их крайне не рекомендуется уменьшать, потому что операционная работа предприятия может остановиться, соответственно, это может негативно отразится на состоянии бизнеса [1]. Сократить затраты предприятие также может путем повышения их эффективности. Для этого существуют следующие модели.

1) «Чистое» снижение.

Предприятие отказывается от непроизводительных расходов. Основную экономию обеспечивают постоянные затраты.

2) «Интенсификация». Некоторые затраты увеличиваются, однако одновременно с тем значительно увеличивается и объем выручки. В качестве примера можно привести внедрение нового оборудования, использование новых технологий, в результате чего оборудование становится более производительным, соответственно, увеличивается и выручка.

3) «Фиксация». Когда увеличивается выручка, затраты не растут. Частный случай - повышаются цены на продукцию или равноценно увеличиваются производственные и снижаются непроизводственные затраты.

Каждая из этих моделей имеет как преимущества, так и недостатки.

Предотвратить ненужные затраты в работе предприятия можно одним их трех способов:

1. Планирование. Свои затраты предприятие должно планировать заранее. Нужно наметить объемы прибыли и расходов, разбив их на определенные периоды. Только грамотное планирование своих затрат позволит предприятию достигнуть положительных показателей прибыли.

2. Контроль. Руководитель должен владеть всей информацией, касающейся работы предприятия, которым он управляет. Только с того момента, когда начнется учет затрат, их можно будет контролировать. В компании создается отдел по сокращению затрат, который будет изучать факторы формирования затрат, причины времени, которое используется нерационально. После этого полученные данные будут анализироваться с последующей выработкой программы оптимизации и снижения затрат, которые были обнаружены. Программа подлежит согласованию Руководителем организации.

3. Дисциплина. Финансы предприятия должны жестко контролироваться. Финансовую дисциплину утверждает руководитель предприятия приказом.

Программы по сокращению затрат могут быть разными, к примеру:

1) внедряются новые технологии, которые отличаются высокой экономичностью;

2) в организации процессов используются более современные концепции;

3) проводится аутсорсинг, когда предприятие отказывается от производства ряда продуктов или услуг, начиная закупать их у сторонних организаций;

4) предприятие начинает производить определенные продукты и услуги своими силами, отказываясь от закупок у сторонних организаций;

5) действует принцип избирательности и рационализации.

Только успешно реализуя программы по сокращению затрат и регулярно оптимизируя свои расходы, компания сможет сделать свою деятельность более эффективной, предложить доступные цены на свою продукцию, что в конкурентной борьбе сегодня является одним из ключевых инструментов [4].

Современные предприятия характеризуются разными видами деятельности, соответственно, с каждым из них связаны определенные затраты. Нецелесообразно придерживаться какой-то одной модели для снижения своих затрат, потому что предприятие в своей деятельности взаимодействует с разными поставщиками, потребителями, партнерами. Поэтому в зависимости от сложившейся ситуации с затратами и нужно применять разные способы для их снижения. Каждое предприятие определяет эти способы для себя в процессе своей работы.